Opleiding huisarts

Procedure aanvraag Innovatiefonds Huisartsopleiding

1. Procedurele criteria

Aanvragen kunnen worden ingediend:

  • Doorlopend;
  • Per e-mail via het secretariaat van de Beoordelingscommissie Innovatiefonds: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.;
  • In PDF, volgens het verplichte format (Word-versie hier te downloaden).

Aanvragen die uiterlijk twee weken voor een vergadering van de commissie worden ingediend, worden beoordeeld in desbetreffende vergadering.

Er is geen limiet aan het aantal in te dienen aanvragen.

 

2. Randvoorwaarden

Aanvrager

Een aanvraag wordt gedaan door:

  • het hoofd van één van de acht opleidingen, in samenspraak met het afdelingshoofd;
  • een afdelingshoofd, in samenspraak met het hoofd van één van de acht opleidingen;
  • de hoofden van meerdere opleidingen waarbij de hoofden van elk van de aanvragende opleidingen de aanvraag ondertekenen;
  • Huisartsopleiding Nederland.
     

Verplichte onderdelen aanvraag

In de aanvraag wordt ten minste opgenomen:

  • Doelstelling / probleemstelling
  • Plan van aanpak
  • Taakverdeling, met ten minste de taken:
    • Projectleider, verantwoordelijk voor de inhoud van de aanvraag en voor de uitvoering van het project. De projectleider is tevens de contactpersoon namens het project;
    • Bestuurlijk verantwoordelijke, rechtspersoon die de aanvrager wettelijk of statutair in rechte kan vertegenwoordigen.
  • Vertegenwoordiging: alle relevante stakeholders moeten gekend zijn in het project. Denk hierbij aan de aios, vertegenwoordigd door de LOVAH en aan de opleiders, vertegenwoordigd in de LHOV.
  • Planning, waarin de projectonderdelen en mijlpalen in beeld worden gebracht over de looptijd van het project (met behulp van een Gantt chart of een vergelijkbaar instrument)
  • Begroting over de gehele looptijd van het project. Deze dient een gefaseerd inzicht te geven in de projectkosten, ten minste per jaar. Ook dient deze vergezeld te gaan van een toelichting.

 

Looptijd

De maximale looptijd van projecten is 48 maanden.

 

3. Beoordelingscriteria

Aanvragen worden beoordeeld op relevantie en kwaliteit.

 

Relevantie

Uit de aanvraag blijkt de relevantie van het initiatief voor de doelstelling van het Innovatiefonds. Zie de doelstelling in het Reglement Innovatiefonds voor de Huisartsopleiding.

 

Kwaliteit

De kwaliteitscriteria zijn:

  1. Het plan van aanpak, geformuleerd volgens de SMART criteria (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden);
  2. De planning (zie hierboven Verplichte onderdelen aanvraag);
  3. Projectgroep, waarbij alle relevante expertises vertegenwoordigd zijn, zowel inhoudelijk als op het gebied van projectmanagement.

 

4. Beoordeling

De beoordelingscommissie Innovatiefonds is verantwoordelijk voor de beoordeling van aanvragen.

De commissie toetst de aanvragen op relevantie, kwaliteit en op financiële onderbouwing. Relevantie en kwaliteit worden beiden beoordeeld op basis van een vierpuntsschaal:

  • Relevantie: 1 zeer relevant; 2 relevant; 3 laag relevant; 4 niet relevant.
  • Kwaliteit: 1 goed; 2 voldoende; 3 matig; 4 onvoldoende.

Alleen aanvragen die ten minste ‘relevant’ en ‘voldoende’ scoren, komen in aanmerking voor honorering.

 

Als de budgetten van de aanvragen de beschikbare middelen overschrijden, dan voorziet de commissie de aanvragen van een prioriteitstelling op basis van relevantie en kwaliteit, waarbij de relevantie leidend is (zie prioriteringsmatrix).

 

Prioriteringsmatrix Innovatiefonds

 

5. Advies

De commissie kan aanpassingen vragen of suggesties doen met betrekking tot een aanvraag, alvorens een advies uit de brengen over toekenning. De commissie brengt ter vergadering een advies aan de SBOH uit over een besluit. Dit besluit kan zijn:

  • Honoreren;
  • Afwijzen.

 

6. Besluit

De SBOH neemt een besluit, waarbij zij in principe gelden toekent aan projecten die door de beoordelingscommissie Innovatiefonds worden voorgedragen voor honorering. Dit besluit volgt binnen vier weken na het advies van de commissie.

 

7. Bevoorschotting, rapportage en eindafrekening

Bevoorschotting

  • Na honorering zal de SBOH voorschotten verstrekken op basis van een door de SBOH vast te stellen bevoorschottingsschema.
  • Voorwaarde voor bevoorschotting is dat het project uiterlijk zes maanden na honorering van start gaat.
  • De bevoorschotting start pas nadat voldaan is aan de eventueel nader gestelde voorwaarden.
  • Bevoorschotting geschiedt per kwartaal.

 

Rapportage

  • De aanvrager dient jaarlijks in de maand december een inhoudelijke en financiële voortgangsrapportage (mits de looptijd van het project langer is dan een jaar). De SBOH attendeert de aanvrager hier één maand voor deze datum op.
  • De SBOH continueert de bevoorschotting op basis van de goedkeuring van de voortgangsrapportage door de commissie.
  • Als de voortgang onvoldoende is, kan de bevoorschotting (tijdelijk) worden stopgezet.
  • Wijzigingen ten opzichte van de goedgekeurde aanvraag moeten altijd direct gemotiveerd aan de commissie worden voorgelegd ter beoordeling.
  • Wijzigingen ten opzichte van de goedgekeurde begroting moeten gemotiveerd aan de SBOH worden voorgelegd ter beoordeling. Pas na goedkeuring door de SBOH gelden de gewijzigde begrotingsbedragen.

 

Eindafrekening

  • De SBOH financiert van gehonoreerde projecten 90% van de goedgekeurde projectbegroting. De resterende 10% wordt uitgekeerd na afronding van het project, na goedkeuring van de inhoudelijke en de financiële eindverantwoording, op basis van de goedgekeurde aanvraag en begroting. De SBOH attendeert de aanvrager ten minste één maand van tevoren op het aanleveren van de inhoudelijke en de financiële eindverantwoording.
  • Bij onderbesteding ten opzichte van de goedgekeurde begroting blijft het niet bestede bedrag achter in het Innovatiefonds. Overbesteding ten opzichte van de goedgekeurde begroting is voor rekening van de bestuurlijk verantwoordelijke partij.