Declaratie- en vergoedingenreglement voor aios in dienst van SBOH

Onkosten (inclusief congres- en scholingsbudget) en diensten

1. Je dient een declaratie voor gemaakte kosten of voor diensten die je hebt gedaan, in op de door ons voorgeschreven wijze, gebundeld in één rapport per kalendermaand. Declaraties die je op een andere wijze indient, nemen wij niet in behandeling.
   
   
2. Alleen kosten of diensten die conform de Cao SBOH of aanvullend beleid van SBOH voor vergoeding op declaratiebasis in aanmerking komen, kun je declareren. Kosten waarvoor je bij het salaris een vaste vergoeding krijgt en/of die geacht worden onder een vaste kostenvergoeding te vallen, kun je dus niet declareren.
   
   
3. Alleen kosten voor zaken die betrekking hebben op de periode van jouw dienstverband bij ons komen voor vergoeding in aanmerking. 
   
   
4. Je dient een declaratie in nadat je de kosten hebt gemaakt of diensten hebt gedaan. Doe dit bij voorkeur binnen een maand. Kosten worden geacht te zijn gemaakt vanaf de factuurdatum.
   
   
5. De aanspraak op een vergoeding vervalt als de declaratie niet - op een correcte wijze - binnen drie maanden na de datum waarop de kosten zijn gemaakt of de diensten zijn gedaan bij SBOH is ingediend. Uitzondering daarop is:
   • Voor reiskosten die je, nadat je voor de opleiding bent geselecteerd, vóór de start van jouw dienstverband maakt voor het bijwonen van informatiebijeenkomsten bij het opleidingsinstituut of kennismakingsgesprekken met opleiders, geldt een declaratietermijn van drie maanden na de datum van indiensttreding.
     
     
6. Als je binnen de genoemde periode van drie maanden (zie punt 5) uit dienst treedt, vervalt je aanspraak op een vergoeding als je de declaratie niet uiterlijk op de tiende dag volgend op de maand van uitdiensttreding bij ons hebt ingediend. Daarna worden je accounts voor de SBOH-portal en Declaree gesloten.
   
   
7. Voeg aan de declaratie van onkosten relevante en leesbare bewijsstukken toe. Bij voorkeur een op jouw naam gestelde factuur. Bij het ontbreken daarvan is het noodzakelijk dat je kunt aantonen waaruit de kosten bestaan (via een specificatie), dat de kosten voor jou zijn gemaakt en wanneer de kosten door jou zijn voldaan. In onze stap-voor-stap beschrijving staat precies beschreven welk bewijsstuk nodig is.
   
   
8. Voor het declareren van reiskosten berekent de declaratietool automatisch de afstand die wordt gebruikt voor de kilometervergoeding. De tool gaat daarbij altijd uit van 'autokilometers', van deur tot deur, ongeacht de wijze van vervoer. Het is fiscaal niet toegestaan om vanwege drukte, omleidingen, het rijden naar een carpoolplaats of het ophalen van een collega een ‘via-adres’ toe te voegen of de afstand zelf aan te passen. De afstand die de declaratietool berekent, kan afwijken van de route die je daadwerkelijk aflegt. Dit is echter wel de afstand waar de kilometervergoeding op gebaseerd wordt. Hierop maken wij geen uitzonderingen.
   
   
9. Wij toetsen of de declaratie op grond van de bestaande regelingen vergoed kan worden. Zo nodig nemen wij contact met je op voor een nadere toelichting.
   
   
10. We betalen een declaratie uit onder voorbehoud van de uitkomsten van een na-controle. Als uit een na-controle blijkt dat je, op grond van de bestaande vergoedingsregelingen voor kosten/diensten of op grond van dit declaratiereglement, toch geen recht had op een vergoeding, dan corrigeren wij de eerder aan je uitbetaalde declaratie.
    
    
11. Declaraties betalen wij uit met de salarisbetaling.  Als je je declaratie uiterlijk op de derde werkdag van de maand indient, streven we ernaar om je declaratie diezelfde maand nog uit te betalen.
    
    
12. In individuele uitzonderlijke situaties kunnen wij van het bovenstaande afwijken.